Manual do dono da academia

Entrar no sistema

1. Abra o endereço da sua academia, por exemplo suaacademia.senseioss.com.
2. Clique em Entrar, no topo do site.
3. Digite o e-mail e a senha provisória que você recebeu.
4. No primeiro acesso, crie a senha definitiva: no mínimo 8 caracteres, com letra maiúscula, letra minúscula, número e símbolo.
5. Pronto: o Dashboard abre.

Esqueci minha senha: na janela de login, clique em Esqueci minha senha, informe o e-mail e abra o link recebido. O link vale por tempo limitado.

O que fica sempre na tela

Período de teste: uma faixa no topo mostra quantos dias faltam. Assinar agora leva à escolha do plano (módulo 21). Seus dados continuam todos lá quando você assinar.

/admin · Dashboard

Indicadores do topo clique na seta ↗ para abrir a tela completa

• Dashboard vivo: hoje: aulas, check-ins, presentes, recebido hoje, a receber hoje, treinos da semana e a próxima aula.
• Fluxo Financeiro: recebido (verde), pendente (amarelo) e atrasado (vermelho) dos últimos meses.
• Aniversariantes do Mês, Alunos Recentes, Ranking do Mês, Próximas Aulas e Avisos automáticos.
• Novo Aluno: atalho para cadastrar sem sair do Dashboard.

Configurações da Academia

/admin/configuracoes · Academia

• Dados Gerais: nome, CNPJ (opcional), e-mail, WhatsApp e endereço. O Horário de Funcionamento é calculado sozinho pelas turmas ativas.
• Valor da Mensalidade Padrão e Dia de Vencimento Padrão (1 a 28): sugestões para o cadastro de alunos.
• Geração de Cobranças Automática: cria a mensalidade de cada aluno no início do mês. Deixe ligada.
• Aceita PIX? / Aceita Cartão?: formas de pagamento da academia.
• Enviar Lembretes de Vencimento, Mandar Lembretes também por WhatsApp e Enviar e-mails aos alunos (cobrança, confirmação e recibo em PDF).
• Salve em Salvar Configurações da Academia.

Domínio próprio

1. Em Configurações → Domínio, informe o domínio.
2. No seu provedor de domínio, crie o registro CNAME mostrado na tela.
3. Aguarde a verificação. O endereço senseioss.com continua funcionando.

Segurança & Senha

/admin/configuracoes · Segurança

• Alterar Senha: senha atual, nova e confirmação. Depois de alterar, você é desconectado e entra de novo.
• Gestão de Professores & Acessos: quem tem login, perfil, permissões, status e último login. Novo Acesso cria um login (módulo 18).
• Logs de Auditoria de Segurança: logins e ações sensíveis, com quem fez.

/admin/configuracoes · Brand Center

1. Mídia: logo principal (PNG transparente), logo reduzida (quadrada, para o menu recolhido), favicon (32×32) e banner (topo do portal e do site).
2. Cores: primária, secundária, destaque, menu, cabeçalho, botões e fundo. O texto dos botões fica claro ou escuro sozinho; o “x” volta ao padrão.
3. Tema & Fonte: escuro ou claro e a fonte do sistema.
4. Identidade Pública: nome público, CNPJ e site.
5. Página Inicial: título, subtítulo e “Sobre a Academia” do site. Em branco, usa o texto padrão.
6. Planos no site: liga ou desliga a seção de preços e leva a Gerenciar planos.
7. Contato & Redes Sociais: telefone, WhatsApp (usado no botão do site), e-mail, Instagram e Facebook.
8. Endereço: rua, número e bairro, cidade, estado e CEP. Ao salvar, o sistema localiza a academia no mapa do site e avisa se não encontrar.
9. Clique em Salvar Identidade Visual.

/admin/planos

Criar um plano

Novo plano

1. Nome: “Básico 2x”, “Completo 5x”, “Kids”, “Black Anual”.
2. Cobrança: Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual. No trimestral, 1 cobrança cobre 3 meses; no anual, 12.
3. Valor: o total do período. O sistema mostra quanto equivale por mês.
4. Aulas por semana: Livre ou de 1x a 7x. Cada plano tem o seu limite, definido por você.
5. Formas de pagamento: PIX, Cartão ou os dois. Só PIX esconde o cartão do aluno.
6. Descrição, Mostrar no site e Destaque. Clique em Salvar.

Limite de aulas por semana

• A semana vai de segunda a domingo, pela data da aula.
• No check-in seguinte ao limite, o QR Code bloqueia: “Você já fez suas 2 aulas desta semana (limite do seu plano). O limite volta na segunda-feira.”
• A presença manual do professor continua liberada, para exceções.
• O aluno vê “Aulas da semana: 1 de 2” no portal e no check-in. Valor personalizado, Bolsista e Livre não têm limite.

Você recebe

O valor que cai na sua conta depois da taxa do Mercado Pago. Se você repassa a taxa ao aluno (módulo 08), o card mostra também quanto o aluno paga: plano de R$ 130,00 com R$ 6,81 repassados no cartão → aluno paga R$ 136,81 e você recebe R$ 130,00.

Mudar preço ou período

Mudar só o limite de aulas, as formas de pagamento ou a descrição vale na hora para todos. Arquivar tira o plano da escolha e do site sem mudar quem já está nele; Excluir só é possível em plano sem alunos.

/admin/alunos

• Contadores: Ativos, Mensalidade pendente, Inativos, Atrasados. Abas: Todos, Ativos, Inativos, Pendentes, Atrasados.
• Pesquisa por nome, CPF, matrícula, telefone ou e-mail; Ordenar por, Filtros e Exportar (planilha).
• Ações: Perfil (módulo 07), Editar e excluir.

Cadastrar um aluno botão Novo Aluno

Ficha de cadastro

Informações financeiras

1. Foto (PNG, JPG ou WEBP até 5 MB): aparece na carteirinha, no ranking e no portal. Sem foto, o sistema mostra as iniciais.
2. Dados pessoais: nome, nascimento, gênero, CPF (login do aluno no portal e no check-in, não pode repetir), telefone e e-mail.
3. Contato de emergência, endereço e, para menores, o responsável.
4. Matrícula, faixa e graus; turma (preenche o professor sozinho) e observações médicas.
5. Plano: um plano da academia, ou Valor personalizado, Bolsista (desconto em R$) ou Livre (não paga).
6. Dia de vencimento (1 a 28), forma preferida e observações financeiras.
7. Cadastrar Aluno: a mensalidade do mês aparece em Financeiro na hora.

/admin/alunos/… · Perfil

Aba Evolução

Aba Financeiro

Editar Plano troca plano, valor, dia de vencimento ou forma preferida; as mensalidades em aberto deste mês em diante acompanham.

Conectar (uma vez só)

Ative seus recebimentos

1. Ao abrir Financeiro pela primeira vez, clique em Ativar Recebimentos. (Em “Configurar depois”, a faixa Conectar Mercado Pago fica no Financeiro.)
2. Entre na sua conta do Mercado Pago e clique em autorizar.
3. Confirme o titular da conta e escolha os lembretes automáticos.
4. Em Configurações → Financeiro aparecem a conta, a data da conexão e “Webhook ativo”.

Quem paga a taxa? Configurações → Financeiro

Configurações → Financeiro · Quem paga a taxa

Para o cartão e para o PIX, escolha uma das 3 respostas:

A tabela Como fica em cada plano mostra o resultado em todos os planos. As taxas do Mercado Pago da sua conta (padrão PIX 0,99% e cartão 4,98%) ficam em Alterar; só mude se o seu contrato tiver outra taxa.

Depois da aprovação, o sistema guarda o valor líquido real informado pelo Mercado Pago. Parcelamento no cartão tem juros cobrados do aluno; para você vale a taxa à vista.

/admin/financeiro

Ações de cada mensalidade

Dar baixa em um pagamento manual

Registrar pagamento

1. Clique em Baixar e confira o valor cobrado.
2. Escolha a forma: Pix, Dinheiro, Cartão de Crédito, Cartão de Débito ou Boleto.
3. Informe a data e, se quiser, uma observação.
4. Confirmar Recebimento: o aluno fica “Em dia” e o recibo sai com numeração única.

O que é automático

• A mensalidade de cada aluno é criada sozinha (trimestral, semestral e anual só nos meses de cobrança).
• Pagamento online fica “Pago” sozinho, com recibo e notificação para você.
• Conferência diária com o Mercado Pago recupera pagamentos que não chegaram na hora.
• Lembretes ao aluno: 5 e 2 dias antes, no dia, e 1, 5, 15 e 30 dias depois, se continuar em aberto.

Cobrar Todos gera as cobranças de todas as mensalidades em aberto do filtro; Enviar e-mails manda para um grupo (atrasados, pendentes ou pagos) do mês.

/admin/relatorios

1. Escolha o tipo de período (Mensal, Trimestral, Semestral, Anual), o ano e o mês.
2. Clique em Gerar Relatório.
3. Leia os indicadores, a receita por período, as formas de pagamento, o detalhamento por mês e os top pagantes.
4. Exporte em Excel / CSV ou PDF.

/admin/agenda

Criar uma turma botão Nova Turma

Nova Turma

1. Nome e professor responsável.
2. Categoria e nível.
3. Tipo de treino, horário de início e de término.
4. Limite de alunos, status e cor na grade.
5. Dias da semana (clique em cada um) e Cadastrar Turma.

No card: Alunos (n) escolhe quem faz parte da turma; lápis edita; lixeira exclui; Ativa/Inativa tira a turma da grade e do site sem perder o histórico.

/admin/frequencia

Abrir a aula

Criar Nova Aula

1. Clique em Nova Aula e escolha a turma: o resto vem preenchido.
2. Confira tipo de treino, data, horário e professor.
3. Criar e Ativar QR. Deixe o QR na TV, tablet ou celular na entrada do tatame.

• Copiar Link (para o grupo da turma), Abrir Link Aluno e Encerrar Aula.
• Alunos Presentes atualiza a cada 5 segundos. Presença Manual para quem esqueceu o celular ou para liberar o limite semanal.
• Editar Aula, Reprocessar Aula (recalcula presenças e pontos) e Cancelar Aula.

No celular do aluno

Check-in

Presença confirmada

Quando o check-in é recusado

Histórico de Frequência: filtros por data, aluno/CPF, faixa, turma, professor e tipo de treino; editar ou excluir cada presença; Exportar CSV. A aba Relatórios traz os gráficos de frequência.

/admin/graduacoes · Promover Alunos

1. Na aba Promover Alunos, busque o aluno ou filtre por faixa. A lista mostra graduação atual, presenças no mês e última promoção.
2. Clique em Promover.
3. Escolha a nova faixa, os graus (0 a 4) e a data.
4. Anote o motivo em Observações Técnicas e confirme.

Visão Geral: alunos por faixa (adulto e infantil), distribuição com graus e últimas promoções. Histórico Completo: todas as promoções da academia.

/admin/ranking

Pontuação padrão por tipo de treino

Editar Regras

Adicionar Pontos

Sequência selo de constância

Conta treinos seguidos sem ficar mais de 7 dias parado; passou disso, zera. Não soma pontos.

Abas e filtros

• Mensal (zera sozinho no dia 1º), Geral (acumulado), Por Faixa, Infantil, Adulto, Por Turma e Pontos (lançamentos extras).
• Filtros por nome, faixa, turma e categoria. Empatados dividem a posição.
• Recalcular Ranking refaz o mês depois de corrigir presenças antigas.

Imagem do Top 5

Top 5 do mês

1. Clique em Imagem do Top 5.
2. Escolha Do mês ou Da semana.
3. Compartilhar (WhatsApp, Instagram) ou baixe em JPG, PNG ou PDF, com a logo da academia.

1. Escolha o tipo: Graduação, Participação, Seminário ou Campeonato.
2. Escolha o aluno. Na graduação, faixa e grau vêm do cadastro.
3. Preencha professor e data da cerimônia (e evento/colocação quando houver).
4. Pré-visualizar certificado: a prévia é obrigatória e mostra o PDF exato.
5. Emitir e baixar PDF: o certificado é registrado e ganha o QR real. Para corrigir, Voltar e ajustar.

Pré-visualização do certificado

Certificados Emitidos: busca por aluno e novo download a qualquer momento. O certificado também aparece na ficha e no portal do aluno.

/admin/carteirinha

• Contadores: total, ativas, expiradas, vencem em 30 dias, suspensas e sem carteirinha.
• Em cada aluno: situação, validade, QR, Renovar (+1 ano) e PDF.
• Renovar todas: ativos vencidos ou que vencem em até 30 dias. Imprimir todas: arquivo único.

Novo campeonato

1. Evento: nome, organizador, descrição e logo.
2. Data e local: início, fim, local, cidade, UF, inscrições e limite.
3. Regulamento (modelo IBJJF) e modalidade: Gi, No-Gi ou ambos.
4. Opções: disputa de 3º lugar, separar atletas da mesma academia no 1º confronto, pontuação por equipe.
5. Divulgação e salvar. Tudo é ajustável até o início.

Lutas internas: clique em Marcar luta, escolha os dois alunos, a modalidade e a duração. O placar abre direto.

Novo Professor

1. Foto, nome e gênero.
2. CPF, telefone e e-mail.
3. Faixa, graus, cargo e data de ingresso.
4. Bio (aparece na equipe do site) e salvar.

Ícones de cada professor: ver perfil, ver histórico, editar, bloquear/reativar e excluir.

Dar login ao professor

1. Vá em Configurações → Segurança & Senha → Novo Acesso.
2. Nome, e-mail de login, senha inicial, perfil e status.
3. Marque as permissões e salve. No primeiro login, o sistema obriga a criar uma senha própria.

Conectar o número

1. Em Configurações → Financeiro → WhatsApp, clique em conectar.
2. No celular: WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho e leia o QR.
3. Para lembretes, ligue Mandar Lembretes também por WhatsApp.

/admin/whatsapp

O site

• Topo com logo e textos do Brand Center, botões Portal do Aluno e Entrar.
• Sobre, modalidades, equipe (professores), horários (turmas) e mapa e contato.
• Planos com preço, período, aulas por semana e o botão Quero este plano, que abre o seu WhatsApp.

suaacademia.senseioss.com · Planos

O portal do aluno

Portal do aluno

O aluno entra pelo botão Portal do Aluno do site, com o CPF. Sem senha e sem aplicativo.

Aba	O que o aluno vê
Início	Aulas da semana, aulas no mês, frequência, ranking, evolução, caminho da faixa
Frequência	Presenças, com filtro por mês
Financeiro	Mensalidades com Pagar com PIX e Pagar com cartão; recibo após pagar
Carteirinha	Carteirinha digital com QR
Graduações	Faixa, histórico e certificados
Academia	Endereço, contato, horários e planos

1. Clique em Assinar agora.
2. Escolha Mensal, Trimestral ou Anual.
3. Pague pelo Mercado Pago. A assinatura ativa na hora, com confirmação por e-mail.

• Renovação: o Mensal renova sozinho no cartão; Trimestral e Anual avisam antes do vencimento. Renovar antes não perde nenhum dia.
• E-mails: compra, pagamento aprovado, aviso de renovação e de suspensão.
• Se vencer: o painel fica suspenso até a renovação. Nenhum dado é apagado.
• Suporte: botão de suporte do painel ou WhatsApp da SenseiOSS, com o nome da academia e um print do problema.